Home > Code of Conduct
Code of Conduct
1. Inleiding
In dit document beschrijft Royal haar gedragsregels; de ethische principes die de basis vormen voor het zakelijk handelen van alle medewerkers, leveranciers en ook klanten. In alle situaties geldt
a) Indien, om welke reden dan ook, de letterlijke naleving van de regels geen uitsluitsel biedt, moeten de geest van de regels en de belangen van de onderneming de eerste overwegingen zijn bij de keuze van de te ondernemen actie: “Het gezond verstand prevaleert”.
b) Bij twijfel over hoe te handelen of te gedragen, bespreek de betreffende zaken eerst met collega’s van het hoger management van Royal Vaassen.
2. Respecteer de wet
a) In de Nederlandse wet zijn de vrije keuze voor arbeid, het recht tot vereniging van werknemers en collectieve onderhandeling verankerd, net zoals normale arbeidstijden, het verbod op kinderarbeid en slavernij. Ook het voeren van een deugdelijke administratie en de vrij en volledige toegang van een accountant tot deze administratie. Deze zaken hoeven hier niet verder beschreven te worden, omdat Royal Vaassen de wet als basis voor handelen heeft.
b) Als wetten onderling botsen (in binnen- en buitenland) of als ze op gespannen voet staan met deze gedragscode, vraag dan advies aan het hogere management.
c) In geval van twijfel, overleg met het management en win adequaat juridisch advies in.
3. Zorg voor de mens
a) Er wordt geen onderscheid in benoemingen, beloning of andere zaken gemaakt op grond van geslacht, geaardheid, ras of geloofsovertuiging.
b) Er is geen (moderne) slavernij of kinderarbeid.
c) Er zijn fatsoenlijke arbeidsomstandigheden, zodat medewerkers toegang hebben tot drinken, een ruimte om te lunchen, fatsoenlijke toiletten ed.
d) Er zijn vertrouwenspersonen binnen Royal Vaassen, die ook benaderd kunnen worden met meldingen van meer vertrouwelijke aard. De namen staan gepubliceerd op de homepage van intranet.
e) We hebben respect voor elkaar. Dat wil zeggen dat elke vorm van intimidatie of machtsmisbruik (mentaal, fysiek, seksueel) als onacceptabel wordt ervaren.
4. Zorg voor veiligheid, gezondheid en milieu
a) Neem de veiligheidsregels in acht van de locatie waar we zijn. Vraag proactief naar deze regels, als die niet gemeld worden.
b) Voor de locatie van Royal Vaassen geldt dat we ervoor zorgen dat bezoekers de veiligheidsregels kennen.
c) Vermijd giftige en gevaarlijke materialen en processen, test producten en constructies alvorens ze vrij te geven.
d) Zorgen voor een degelijke verzekering van het personeel van Royal Vaassen en voor klanten, consumenten of openbare aansprakelijkheidsclaims.
e) We minimaliseren de lucht-, water- en bodemverontreiniging en gaan nooit over het maximum heen dat de vergunning toestaat. Maak onmiddellijke melding van overschrijding via de veiligheidsmeldingen.
f) Indien er misstanden zijn of suggesties voor verbeteringen, kan de veiligheidsmelding gebruikt worden.
5. Geschenken, diners, corruptie, omkoping en dergelijke
a) Relatiegeschenken boven € 50,- kunnen niet gegeven en niet geaccepteerd worden. Geschenken van leveranciers beneden € 50,- worden aan HR ter beschikking gesteld die deze verloot onder het personeel.
b) Diners met klanten of leveranciers dienen binnen de normale verhoudingen te vallen. Entertainment met zakenpartners wordt door Royal Vaassen niet gedaan en hotels worden door Royal Vaassen zelf betaald en niet door een klant of leverancier. Indien, een zakenpartner een medewerker uitnodigt, vraagt de medewerker toestemming aan de MT leidinggevende.
c) Vraag of suggereer, zoek of biedt, aanvaardt of betaal geen enkele vorm van omkoping, materieel of op enige andere manier. Alleen de suggestie van omkoping kan al leiden tot vervolging.
d) Cash betalingen worden niet geaccepteerd en niet gedaan.
e) Zorg ervoor dat alle uitbetalingen van Royal Vaassen, direct of indirect, nu of later, met betrekking tot een order van een klant, alleen ten goede komen aan die klant, en aan niemand anders, behalve aan legitieme tussenpersonen.
f) Houd gegevens bij, en rapporteer deze, van alle uitgaven die zijn gedaan om een order veilig te stellen.
g) Voor hen die namens Royal Vaassen overeenkomsten sluiten, voor het kopen, inkopen, van producten of diensten geldt hetzelfde.
6. Vitale gemeenschapsbelangen dienen
a) Een vriendelijke en behulpzame relatie met de plaatselijke gemeenschap opbouwen.
b) Steun lokale initiatieven.
c) Indien een medewerker participeert in de politiek, zal bij tegengestelde belangen tussen de medewerker in zijn politieke rol en Royal Vaassen overlegd moeten worden tussen de persoon en de Algemeen Directeur over deze situatie.
7. Zakenpartners
a) Voor onze leveranciers van producten en diensten en voor onze klanten gelden dezelfde regels als voor Royal Vaassen. Royal Vaassen wil alleen zaken doen met partijen die soortgelijke gedragscodes hebben. Mocht de wetgeving in landen niet voldoen aan de elementen zoals benoemd onder 2, dan zal van de zakenpartners extra zekerheid over deze onderwerpen verkregen moeten worden.
b) Royal Vaassen zet alle belangrijke contracten, overeenkomsten en afspraken op papier, zodat de continuïteit kan worden gewaarborgd.
Indien en wanneer een zakenpartner willens en wetens de wet of een wezenlijke gedragsregel overtreedt, zoals die door Royal Vaassen en haar belangrijkste klanten wordt nageleefd, bevries dan de relatie en vraag advies aan het hogere management over beëindiging.
8. Rol van leidinggevenden en medewerkers
Het management van Royal Vaassen heeft de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat deze Gedragscode wordt begrepen en nageleefd. Als leidinggevend manager heb je een voorbeeldfunctie en zal je:
1. Tijdens de introductie van een nieuwe medewerker de gelegenheid creëren om de Gedragscode te bespreken en het belang ervan te benadrukken.
2. Een werksfeer creëren waarin medewerkers zich op hun gemak voelen om uiting te geven aan bezorgdheden.
3. Gedrag met betrekking tot de Gedragscode in acht nemen wanneer je medewerkers evalueert.
4. Nooit medewerkers aanmoedigen resultaten te behalen ten koste van naleving van de Gedragscode of de wetgeving.
Royal Vaassen heeft het vertrouwen dat haar medewerkers hun verantwoordelijkheid kennen en de gedragsregels in deze Gedragscode naleven. Overtreed je de regels, dan kan dit leiden tot een berisping, een officiële waarschuwing of verdergaande arbeidsrechtelijke maatregelen.